УПД – выступает, как документ универсального типа при торговых сделках, активно используемый в бухгалтерии для подтверждения того, что заказанные товары были отгружены или определенные услуги оказаны, а также для отражения этих операций в налоговом и значимом бухгалтерском учете. Он сочетает в себе черты одновременно двух видов документации: популярного счета-фактуры и не менее известной накладной (обозначаемой ТОРГ-12). Потому упд расшифровка означает Универсальный Передаточный Документ и широко используется в специализированной документации. Его применение позволяет компаниям упростить процесс оформления сделок.
Этапы оформления документа
Документ был введен ФНС России в 2013 году как добровольная альтернатива традиционному комплекту первичных бумаг. Его форма утверждена соответствующим приказом. УПД можно составлять как на бумаге, так и в электронном виде с ЭЦП. Этапы оформления документа включают:
- подготовку;
- подпись;
- передачу покупателю;
- хранение.
Сначала продавец формирует УПД с указанием всех обязательных реквизитов: название товарных позиций или описание услуги, их объема, количества, расценок, размера суммы НДС (если применяется), реквизитов сторон и даты. Потом компетентное лицо предприятия ставит свою подпись на бланк документа. При электронной форме нужна ЭПЦ, т.н. усиленного типа. Далее осуществляется передача покупателю УПД, то есть он направляется контрагенту. В бумажном виде документ подписывается с обеих сторон. Оригинал документа хранится у сторон в течение установленного срока (не менее 4 лет), как и любая первичная документация.
Нюансы и правила работы с УПД
УПД должен содержать реквизиты, предусмотренные статьей 9 ФЗ № 402-ФЗ, что регламентирует бухучет, а также требования к счету-фактуре (если он используется в качестве такового). В нем есть особый статус: с исполнением функции счета-фактуры или без нее. Это влияет на порядок учета и необходимость дублирующих документов.
Применение УПД делает оборот документации намного проще, снижает вероятность ошибок и повышает динамику подачи отчетов в налоговую. Однако важно следить за актуальностью формы и корректностью заполнения.
